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Microsoft Word邮件合并导入图片
作者:admin 文章来源:本站原创 点击数:950 更新时间:2008-7-8 13:52:39

Word的邮件合并功能非常不错,其基本思想就是定义一个Word模板,再选择一个数据表格,然后将数据表格中的每条数据填入模板中形成一个页面,并将根据所有数据生成的页面组合起来形成一个新的文档(输出到新Word文档或者打印机),这就是我们所需要的结果。
  一般情况下,使用邮件合并都不会很费事,因为Word提供的邮件合并向导和邮件合并工具栏已经让操作非常简单易行了。但是,当我想合并一套员工卡的时候,一个问题把我难住了:相片怎么合并进去呢?
  我用Google在网上搜索了一遍,这方面的中文资料很少,看得有点不明不白。最后只好用英文再搜索一次,终于找到了解决方案——用“域”来往Word中插入图片。这里,会用到一个叫“INCLUDEPICTURE”的Word域。先来看看这个域的用法(来自Word帮助文档):
域用法:{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }
"FileName" 图形文件的名称和位置。如果其中包含较长的带空格文件名,请用引号引住。指定路径 (路径:操作系统用来定位文件夹或文件的路径,例如 C:\House finances\March.doc。)时,请以双反斜杠替代单反斜杠。例如:
“C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif”
Switches 开关,如下:
\c Converter 指定要使用的图形筛选。图形筛选的文件名不带有 .flt 扩展名,例如,输入 pictim32 表示筛选文件 Pictim32.flt。
\d 图形数据不随文档保存以减小文件长度。

注意一下:插入域的时候,包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用Ctrl+F9来插入域(此时会自动插入表示域的那一对大括号),并在其中填写域代码。
  现在先来试验一下通过域插入图片。假设在C:\有一个图片文件test.jpg,那么,在Word里按Ctrl+F9插入域,并填写代码“INCLUDEPICTURE "C:\\test.jpg"”,注意C:后面是“\\”而不是“\”。现在保持光标在域中,按Shift+F9将代码转换为结果,也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示,不要慌,按个F9刷新一下域就行了。其实,在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片。
  INCLUDEPICTURE域已经试验成功了,现在只需要在邮件合并的模板中插入INCLUDEPICTURE域,并在它的“FileName”参数中插入包含图片地址的合并域,比如:
{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片地址" }" }
这里,用的的数据表格是: …… 图片地址
…… C:\\photo\\001.jpg
…… C:\\photo\\002.jpg
…… C:\\photo\\003.jpg
…… ……

  现在,点击邮件合并工具栏上的“查看合并数据”按钮进入预览状态,并在INCLUDEPICTURE域上按F9刷新,可以看到图片已经被成功插入到模板中了。不过图片大小似乎不太合适,调整一下。
  点击邮件合并工具栏上的“合并到新文档”按钮,看看是不是大功告成?
  不是……因为所有的图片好像都是显示的同一个人。没关系,全选这个Word文档,然后按F9对所有域进行刷新。这时候图片应该都换成了正确的图片,如果没有——也许Word有这么个BUG——那你就先把这个文档保存下来,关闭,再打开,全选,F9刷新。
  图片刷新的问题是解决了,但是又出现了另一个问题,图片大小都变成调整前的了。也就是说,我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整,全都失效。查查Word的帮助文档,可以找到,所有域代码都可以有一个开关,用来保存对域结果进行的格式修改:
\* MERGEFORMAT (注意前面的\*是必须的)
  所以,将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为
{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片地址" }" \* MERGEFORMAT }
  在邮件合并模板中F9刷新显示图片,调整图片,再合并成新文档,刷新全部域——OK,这次全都是调整后的格式了。
  最后还有一点不得不说明,图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如果选成其它格式,虽然定位方便了,但是邮件合并的时候会不认它。如果确实需要灵活的定位,可以考虑插入一个文本框,去掉边框等属性,并在这个文本框里插入INCLUDEPICTURE域代码,调文本框的位置即可。


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